Zakelijk printen: waar op letten?

JWS

Op de meeste kantoren wordt te veel geprint, tegen onnodig hoge kosten. Niet zo verwonderlijk, want 90% van de bedrijven heeft geen formeel printbeleid, of de beschikking over middelen om het gebruik en de daarbij horende kosten bij te houden. Print-gerelateerde uitgaven blijven daarom vaak onder de radar. Het is echter mogelijk om met een aantal eenvoudige aanpassingen het gebruik van de printfaciliteiten in de gaten te houden en aanzienlijk te besparen op de kosten van zakelijk printen. Wij hebben 5 tips voor zakelijk printen op een rijtje gezet…

#1. Installeer monitoring software

Of je nu beschikt over een enkele zakelijke printer of een heel printerpark, het is een goed idee om te beginnen met het monitoren van het gebruik. Onderzoek heeft uitgewezen dat de afdrukvolumes van bedrijven met 10% omlaag gaan wanneer mensen weten dat hun gebruik gemonitord wordt. Bovendien blijkt dat gemiddeld 20% van alle documenten die worden afgedrukt nooit gebruikt worden. Met monitoring software kun je zien wie wat print en met welke printer.

Zakelijke-printer

#2. Denk na over kleurgebruik

Een tekstdocument op A4 formaat kost in kleur ongeveer vier keer zoveel als een zwart-wit versie. Dus waarom gebruiken we zoveel kleur? Omdat het er mooi uit ziet? Of omdat niemand controleert of het echt noodzakelijk is om in kleur af te drukken? De grootste boosdoeners op het gebied van onnodige kleurenprints zijn degenen die webpagina’s en e-mails met gekleurde handtekeningen afdrukken. Je kunt dit voorkomen door alle printers op kantoor standaard in te stellen op zwart-wit. Gebruikers die echt in kleur willen printen moeten dit dan eerst instellen alvorens ze hun bestanden naar de printer versturen.

#3. Minder printen, meer digitaliseren

We zijn aangekomen in het tijdperk van het papierloze kantoor, echter is dat nog niet tot iedereen doorgedrongen. En dat terwijl het eigenlijk heel makkelijk is om papier-intensieve processen te converteren naar digitale documenten en digitale workflows. Je hoeft echt niet al het papier van kantoor te verbannen. Maar de technologische ontwikkelingen van de laatste jaren maken het makkelijker, goedkoper en veiliger om digitaal documenten te delen, dan wanneer je die documenten zou afdrukken. 

#4. Zorg dat je altijd voldoende toner op kantoor hebt

Het lampje dat aangeeft dat de toner vervangen moet worden, gaat altijd branden wanneer je de printer het hardste nodig hebt. Dit dwingt je dan om even snel naar de dichtstbijzijnde winkel te rennen om toner te kopen. En dan betaal je al snel te veel. Met een proactieve benadering kun je veel besparen op de kosten van toner. Stel je printer zo in dat het toner lampje gaat branden wanneer er nog 20% toner over is. Zo kun je tijdig een bestelling plaatsen bij de goedkoopste leverancier. Ook goed om te weten: Veel tonerfabrikanten hebben een recycleprogramma waarmee je met het inleveren van lege toner kunt besparen op de aanschaf van nieuwe toner.

#5. Stel een printbeleid op

Elk kantoor heeft bepaalde richtlijnen met betrekking tot het opruimen van het bureau, persoonlijke telefoontjes tijdens kantooruren, welke kleding wel en niet gepast is, enzovoorts. Dus waarom zou je ook niet wat eenvoudige regels opstellen voor het gebruik van de zakelijke printer? Met een simpel printbeleid zorg je dat alle medewerkers op de hoogte zijn van wat er wel en niet acceptabel is. Op die manier help je iedereen op kantoor slimmer te printen en kun je de printkosten verlagen.

Posted on: oktober 3, 2019, by :