Wat is een DMS systeem?

De afkorting DMS staat voor document management systeem oftewel een documentbeheersysteem. In de meeste bedrijven werden documenten overal opgeslagen zoals op sticks, externe harde schijven, op de pc of gewoon fysieke archieven. Hieronder zullen wij uitleggen waarom een DMS systeem beter is en noodzakelijk voor bedrijven.

Archiveren
De  Nederlandse archiefwet dateert van 1995 en verplicht onder andere overheidsorganisaties tot het vormen en beheren van archieven. Nu kunnen ook bedrijven en organisaties voldoen aan de verplichting van de archiefwet omdat de digitale opslag van informatie ook onder deze wetgeving past. Het is namelijk zo dat je boetes kan krijgen bij slecht administratief beheer en archivering.

Wat is een DMS systeem?
Als organisatie heb je heel veel documenten die binnen komen, denk maar aan cv’s van sollicitanten, belastingstukken, contracten, post zowel digitaal als fysiek. Meestal worden de stukken gewoon in files geplaatst en in hangmappen, soms ook gewoon op de pc. Het is best wel riskant als een organisatie niet heeft nagedacht over een eenduidige manier van opslaan want zo kunnen documenten sneller kwijtraken en ook het zoeken naar documenten kost extra tijd. Een DMS systeem is efficiënt en kostenbesparend wanneer dit eenmaal is aangeschaft.

Hoe werkt het systeem?
Er zijn verschillende DMS systemen namelijk, DMS software die een organisatie aanschaft of een online DMS systeem. De systemen kunnen op maat gemaakt worden voor elke organisatie maar er zijn ook gewoon standaard systemen. Bij een online DMS systeem kan er vanuit elke locatie worden ingelogd en gewerkt, uiteraard alleen door het personeel dat toestemming heeft. Bij implementatie is het van belang dat iedereen in de organisatie weet waar er naar toe gewerkt word. Wat is het doel van dit traject en hoe leggen we voortaan alles vast. Als uw organisatie ook in een ISO traject zit is dit proces makkelijker af te ronden omdat documentatie reeds op de juiste manier wordt verricht. Het is makkelijker om aan versie beheer te werken van een document, de datum dat het is opgemaakt, de datum dat het gecorrigeerd is en ook de datum dat het officieel in gebruik is genomen kunnen van elkaar onderscheiden worden en de actuele versie raakt niet kwijt tussen concepten. De verschillende personeelsleden kunnen op het zelfde moment in een document en het uitwisselen van belangrijke informatie verloopt met meer efficiëntie.

Uw organisatie wil overstappen naar DMS maar wat zijn voordelen? :

  • Kostenbesparing, minder kosten van inkt en papier, minder uitgaves aan mappen, file kasten, minder registers.
  • Efficiënt document beheer, medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het zoeken van documenten.
  • Documenten worden centraal opgeslagen, we hoeven niet meer rond te lopen met usb sticks om documenten met elkaar uit te wisselen.
  • Betere bescherming van documenten; backups worden regelmatig gemaakt.
  • Versie beheer, als er modificaties worden aangebracht aan een document dan is het zichtbaar door wie het is gedaan en wanneer. Hierbij worden misverstanden voorkomen over welke versie de juiste is.

Voor een organisatie is het wel zeer belangrijk om eerst samen met uw personeel precies na te gaan welk systeem bij jullie in de organisatie past en wat er allemaal gedocumenteerd moet worden.

Page titel : Wat is een DMS systeem?

Begeleiding nodig bij implementatie van een DMS systeem, klik hier https://www.infoland.nl/software/document-management-software/