Processen optimaliseren met ERP

In de beginjaren van het digitale tijdperk maakten organisaties vaak gebruik van verschillende programma’s voor verschillende bedrijfsprocessen. Deze waren in veel gevallen niet compatibel met elkaar. Dit resulteerde vaak in een chaotische, onoverzichtelijke en inefficiënte manier van werken, om nog maar niet te spreken over de inconsistente data, miscommunicatie en onnodig hoge kosten. Gelukkig zijn inmiddels al heel wat organisaties overgestapt op ERP (Enterprise Resource Planning).

Wat is een ERP systeem?

Wanneer we spreken over een ERP systeem dan hebben we het over computersoftware die gebruikt wordt om alle processen binnen een organisatie te ondersteunen. Hoewel ERP systemen per organisatie erg verschillend kunnen zijn, hebben ze allemaal drie zaken gemeen:

• Een ERP systeem bestaat doorgaans uit meerdere modules, oftewel deelprogramma’s. Elke module is ontwikkeld voor een specifieke taak. Afhankelijk van het soort organisatie zijn er bijvoorbeeld modules voor voorraadbeheer, klantgegevens, facturatie en planning.

• Alle modules binnen een ERP systeem maken gebruik van één enkele database.

• Alle modules zijn geïntegreerd. Stel dat bijvoorbeeld de prijs van een product in één module wordt aangepast, dan wordt dit ook gelijk doorgevoerd in alle andere relevante modules (zoals voorraadbeheer en financiële administratie).

Processen optimaliseren met ERP: De voordelen

Voor organisaties in vrijwel alle branches kan de overstap naar een ERP systeem veel voordelen opleveren:

• Het ERP systeem van een bedrijf maakt op elke afdeling gebruik van dezelfde database. Daardoor hoeven gegevens van bijvoorbeeld klanten, producten en leveranciers slechts één keer ingevoerd te worden. Dit bespaart niet alleen tijd, het reduceert ook de kans op inconsistente gegevens.

• Alle bedrijfsprocessen worden onderling met elkaar verbonden. Dat betekent dat alle afzonderlijk verzamelde data door iedereen binnen de organisatie (mits zij daartoe bevoegd zijn uiteraard) te gebruiken is.

• Het feit dat alle modules via een centrale database aan elkaar gekoppeld zijn, maakt het mogelijk om processen te optimaliseren. Als een werknemer bijvoorbeeld een bestelling invoert, kan het ERP systeem allerlei aan die bestelling gerelateerde handelingen triggeren. Zo kunnen er automatisch bestelbonnen gegenereerd worden en kan de planning worden bijgewerkt. Indien nodig kan er extra personeel worden ingezet om de bestelling klaar te maken.

• Het optimaliseren van processen en het automatiseren van handelingen die voorheen handmatig moesten worden uitgevoerd, kan resulteren in een aanzienlijke kostenbesparing.

Zijn er ook situaties waarin ERP niet voordelig is?

Ja, die zijn er. Ten eerste zijn de meeste ERP systemen ontwikkeld om zoveel mogelijk organisaties te kunnen bedienen. Er is dus gekeken naar de gemiddelde eisen en wensen van gemiddelde bedrijven. Voor organisaties die een bijzondere of alternatieve werkwijze hanteren, zal een standaard ERP systeem wellicht niet geschikt zijn. Het is uiteraard wel mogelijk om een ERP systeem op maat te laten ontwikkelen, maar dan moeten er wel voldoende financiële middelen beschikbaar zijn. Zoals gezegd kan een ERP systeem een aanzienlijke kostenbesparing opleveren, maar het ontwikkelen, implementeren en beheren van een custom ERP systeem vergt vanzelfsprekend wel een investering.