Kiezen voor een vergaderlocatie

Er is een enorm aanbod aan vergaderlocaties door het hele land. Hoe bepaal je welke vergaderlocatie voor jou, en uiteraard voor je gasten, de beste is? We adviseren je graag in jouw proces in het kiezen voor een vergaderlocatie.

Vergaderkamer of vergaderzaal? 

Eén van de belangrijkste factoren, en die had je natuurlijk zelf ook al bedacht: om hoeveel mensen gaat het? Voor een kleiner aantal mensen is een kleine vergaderkamer groot genoeg. Als het gaat om een grotere groep werkt een vergaderzaal een stuk beter. Vraag daarom ook aan de deelnemers om op tijd (noem een datum) te laten weten of ze aanwezig zullen zijn, zodat je daar je reservering op af kunt stemmen en definitief kunt maken.

Locatie en bereikbaarheid 

De locatie van de vergaderkamer of -zaal is ook belangrijk, bijvoorbeeld i.v.m. bereikbaarheid. Wil je een goeie opkomst bij de vergadering die jij aan het plannen bent? Kies dan een plek die voor de meeste deelnemers centraal ligt, waarbij je uiteraard niet met iedereen rekening kan houden. Een locatie die niet al te ver van de autoweg én in de buurt van een station ligt werkt positief op de opkomst. Houd er rekening mee dat iedereen tegenwoordig een drukke agenda heeft en men het op prijs stelt als deze meeting enigszins aansluit op andere afspraken. Kies voor een wat langere bespreking een ruimte waar daglicht binnenvalt, dat werkt prettiger dan tegen vier saaie muren aan kijken. Ook hier houd je dus rekening mee bij het kiezen van een vergaderlocatie in Breda.

Faciliteiten locatie: koffie en lunch 

Dit is een factor die belangrijker wordt naarmate een vergadering langer duurt. Voor een vergadering van anderhalf uur zijn faciliteiten uiteraard minder belangrijk dan voor een meeting die de hele dag duurt of waar zelfs een overnachting bij inbegrepen is.

Bij een korte bespreking is het voldoende als er voor genoeg koffie en thee is gezorgd. Dat er kannen of flessen koud water op tafel staan is vanzelfsprekend, net als een toilet in de buurt. Daarnaast vinden mensen het fijn als ze dichtbij en gratis kunnen parkeren. Bestrijkt de bijeenkomst een groter deel van de dag, dan verwachten mensen dat er voor een broodje, salade en bijvoorbeeld soep wordt gezorgd. Zoek dus van tevoren uit of dat ter plekke kan worden geregeld, of dat dit elders besteld en bezorgd kan worden, door een cateringservice bijvoorbeeld.

Faciliteiten vergaderruimte 

Zet van tevoren op een rij wat er nog meer in de vergaderruimte aanwezig moet zijn, behalve genoemde koffie et cetera. Denk aan een flipover, beamer, documenten, schrijfmateriaal en brochures. Controleer voor aanvang ook of apparatuur werkt. Niets vervelender dan er tijdens een belangrijke meeting achter komen dat de beamer niet werkt of dat er spullen ontbreken.

Meerdaagse vergaderingen: overnachten en eten 

Blijven deelnemers slapen, dan is het belangrijk dat ze een goed bed in een aangename kamer hebben. Uiteraard zorg je voor een goed ontbijt. Daarnaast stellen ze het vast op prijs als ze ‘s avonds nog een drankje aan de bar kunnen doen. Ter plekke dineren is fijn maar het kan ook goed werken als men even de benen kan strekken om ergens in de buurt, op loopafstand dus, te gaan eten.

Bron: Wolfslaar.com