Het belang van processen optimaliseren binnen je bedrijf

Binnen een bedrijf lopen verschillende bedrijfsprocessen langs elkaar. Belangrijke primaire bedrijfsprocessen zijn de kern van het bedrijf, waarbij secundaire bedrijfsprocessen sturing geven aan belangrijke randzaken zoals financiën, ICT en personeelszaken. Onder primaire bedrijfsprocessen vallen zaken zoals de inkoop, verkoop en klantrelaties. Je processen optimaliseren is belangrijk om de activiteiten binnen je bedrijf zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. De verschillende processen zullen een andere aanpak vergen, met elk een ander resultaat. Als de inkoop soepel verloopt, bespaar je wellicht kosten en tijd. Bij klantrelaties kan een soepel proces zorgen voor een betere klantenbinding en hogere sales.

Processen optimaliseren, hoe pak je dit aan?

Start je met processen optimaliseren, dan heb je baat bij een overzichtelijk stappenplan. Alvorens je een keuze maakt in de aanpak die past bij jouw procesoptimalisatie, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de huidige processen. Het inzichtelijk brengen van de huidige processen kan je helpen verschillende theorieën in kaart brengen. Een voorbeeld hiervan is value stream mapping. Bij deze theorie krijg je inzicht in de situatie door waardes toe te kennen aan de verschillende activiteiten. Dit helpt je bij processen optimaliseren omdat je achterhaalt welke (sub)activiteiten het belangrijkst zijn om aan te pakken.

Stappenplan

Nadat je waardes toekent aan belangrijke activiteiten, kun je een stappenplan opstellen. Het is verstandig om steeds een verbeterpunt aan te pakken. Door een activiteit te verbeteren en vervolgens opnieuw een theorie zoals value stream mapping toe te passen, voorkom je dat je (te) veel verbeteringen in één keer doorvoert. Het effectief toepassen van processen optimaliseren kun je het beste in stappen doorvoeren en evalueren. Wat voor theorie ook passend is bij jou en jouw bedrijf, beschrijf altijd duidelijk een stappenplan en wees concreet in de stappen die je door wil voeren.

Het opzetten van een plan

Wanneer je processen gaat optimaliseren zul je dus eerst een aanpak moeten kiezen die past bij het probleem en jouw bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om een verantwoordelijke aan te wijzen voor het project. Door één eindverantwoordelijke aan te wijzen in een team met een duidelijke taakverdeling, zal een proces altijd efficiënter verlopen. De eindverantwoordelijke kan erop aansturen de processen die goed verlopen uiteindelijk te gaan automatiseren. Op deze manier kan een efficiënte workflow gecreëerd worden. Bepaalde activiteiten worden dan geautomatiseerd om te zorgen voor hetzelfde resultaat.

Evalueren

Processen optimaliseren is een werkwijze dat van start tot eind continu geëvalueerd kan worden. Alles van het opzetten van procesoptimalisatie tot het einddoel is een dynamisch project. Regelmatig kunnen doelen veranderen en mag de aanpak wijzigen naarmate doelen behaald zijn, of externe veranderingen invloed hebben op het bedrijf.